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  • CahierDesCharges

    v6 v7  
    22[[TracNav(TOC)]]
    33
    4 = Cahier des charges =
    54
    6 ''Espace de travail pour préparer le cahier des charges de l'AO de la fourniture du logiciel de gestion des stocks du magasin''
    7 
    8 
    9 Dans ce document, vous trouverez, dans la première partie, une description du fonctionnement actuel du magasin ainsi que les tâches des différents acteurs, puis dans une deuxième étape, nous listons les caractéristiques souhaitées pour notre futur outil de gestion de stock.
    10 
    11 
    12 = Le fonctionnement de notre magasin =
    13 
    14 Le Laboratoire de l’Accélérateur Linéaire est doté d’un magasin technique. Les domaines d’activité sont : l’électronique, l’informatique, la mécanique (composants, matières premières) et la papeterie. Ce magasin génère un chiffre d’affaire d’environ 400 K€HT.
    15 
    16 Il gère environ 7 000 articles et émet environ 30 bons de distributions par jour.
    17 
    18 Nombre d’'''utilisateurs''' = 10 à 12 personnes
    19 
    20 ''Définir ce qui est un utilisateur et un client''
    21 
    22 Nous fonctionnons de la façon suivante :
    23 2 types de '''clients''' :
    24  * Les clients internes LAL
    25  * Les clients externes (Laboratoire de l’Université Paris XI, autres laboratoires du CNRS, autres entités (SOLEIL)).
    26 
    27 == Distribution ==
    28 
    29 Les clients viennent au comptoir chercher du matériel. Ils sont identifiés grâce à un badge nominatif.
    30 
    31 A chaque vente, est émis un bon de distribution (en deux exemplaires : un pour l’utilisateur, un signé, pour le laboratoire).
    32 
    33 Lorsque le matériel n’est pas en stock, la demande est prise en compte de façon orale ou sur papier libre. Aujourd’hui, pas de possibilité de saisir une commande client.
    34 
    35 == Facturation ==
    36 
    37 Les laboratoires clients engagent en début d’année une somme estimative des dépenses prévues.
    38 
    39 A ce jour, des états récapitulatifs sont transmis mensuellement (internes) ou trimestriellement (externes) à notre service financier.  Ces états sont ensuite ressaisis dans filemaker pour être transmis sous forme de factures à l’agent comptable de la Délégation Régionale afin d’être crédité. Nous souhaitons supprimer toutes ces manipulations.
    40 
    41 Les tableaux de suivi sont gérés manuellement.
    42 
    43        
     5== Version finale ==
    446
    457
    468
    47 == Achats ==
     9== PUMA ==
    4810
    49 Des états sont édités à la demande afin de vérifier l’état des stocks (mini, maxi). Ces états font apparaître les consommations des 6 derniers mois par exemple, selon les dates choisies par l’opérateur. Suite à cette analyse des commandes sont générées.
    50 
    51 Des appels d’offre sont lancés chaque début d’année avec des quantités se basant sur les consommations de l’année précédente. Puis les fournisseurs sont sélectionnés et les commandes sont lancées au fur et à mesure des besoins.
    52 
    53 Pas d’engagement auprès des fournisseurs.
    54 
    55 == Inventaire ==
    56 
    57 Nous procédons à un inventaire par an en fin d’exercice.
     11[http://nouba2.dsi.cnrs.fr/nouba/pu_pck_ui_frn_details.ini_page?i_cpt=32774&i_code_user=2286782&i_code_action=4484375&i_consult=1 référence de la PUMA]
    5812
    5913
    60 = Les opérateurs =
    61 
    62 == Les acheteurs (5 personnes) ==
    63 
    64  * Ils déterminent les articles à mettre en stock
    65  * Ils négocient les prix
    66  * Ils gèrent les stocks et passent les commandes
    67  * Ils suivent les délais de livraison
    68  * Ils gèrent les litiges auprès des fournisseurs
    69  * Ils travaillent en collaboration avec les magasiniers
    70 
    71 == Les magasiniers (2 personnes) ==
    72 
    73  * Ils distribuent le matériel
    74  * Ils remontent les informations sur les demandes des clients auprès des acheteurs
    75  * Ils rangent le matériel en stock
    76  * Ils réajustent le stock si cela est nécessaire
    77  * Ils déterminent la localisation des articles dans le stock
    78 
    79 == Le réceptionniste (1 personne) ==
    80 
    81  * Il contrôle les quantités et les références reçues
    82  * Il procède à la mise en stock avec comptage du matériel restant et réajustement si nécessaire
    83  * Il émet les bons de réception de marchandises
    84  * Il émet les bons de distribution des produits hors stock
    85 
    86 == Le contrôle des factures (1 personne) ==
    87 
    88  * Il vérifie que les factures sont conformes aux commandes passées
    89 
    90 == La gestion financière (1 personne) ==
    91 
    92  * Après récupération des états de ventes, importation dans Filemaker et traitement des factures externes puis envoi auprès de l’agent comptable pour remboursement.
    93  * Suite remboursement global, réaffectation des sommes sur le magasin.
    94  * Gestion des tableaux de suivi
    95 
    96 
    97 = Caractéristiques souhaitées pour notre futur outil =
    98 
    99 Aujourd’hui, il existe 3 magasins différents : Electronique, Informatique, Mécanique, Papeterie
    100 
    101 Nous souhaitons pour l’avenir une seule et unique base.
    102 
    103 == Interface avec le logiciel XLAB ==
    104 
    105 Une interface avec le logiciel du CNRS XLAB afin de transférer les commandes du logiciel de gestion de stock vers XLAB et prévoir l’évolution d'interface vers le successeur d' XLab (SAP en 2012).
    106 
    107 Un souhait : Que le futur logiciel puisse importer les données décrivant les fournisseurs depuis les bases XLab (Nom, N° XLAB, coordonnées).
    108 
    109 
    110 == Interface WEB ==
    111 
    112 Une interface Web qui permettra aux utilisateurs du magasin de consulter les produits, leurs fiches techniques et leur disponibilité mais également
    113 * la possibilité d’une saisie de commande qui sera transférée au magasin
    114 * la possibilité de suivre l' état de cette commande.
    115 
    116 
    117 
    118 == Identification des clients ==
    119 
    120 Les clients sont identifiés par un badge nominatif et sont rattachés à un service à une expérience ou à un laboratoire.
    121 Une même personne peut apparaître sur un service et sur plusieurs expériences.
    122 
    123 Le mecanisme d'identification doit aussi permettre aux clients de passer une commande par l' interface Web.
    124 
    125 == Interface avec le systeme d' authentification centralisé du Laboratoire ==
    126 Le logiciel soit pouvoir utiliser le systeme d' authentification du Laboratoire pour
    127 * les opérateurs depuis leur poste de travail (??)
    128 * les clients lorsqu'ils sont agents du Laboratoire, et qu'ils passent une commande a travers
    129 l' interface Web.
    130 
    131 
    132 == Facturation ==
    133 
    134 Besoin de configurer les « factures » selon les différentes catégories de clients externes.
    135  * Pour les clients externes : une facture trimestrielle + un tableau de suivi de remboursement de crédit.
    136  * Pour les clients internes : un  état de toutes les dépenses par service et par personne.
    137 
    138 Gestion des encours clients / aux engagements début d’année.
    139 
    140 Concernant le traitement des factures, nous souhaiterions un outil qui permet d’émettre les factures et de gérer les retours de crédit de façon simple.
    141 
    142 
    143 == Base de données ==
    144 
    145 Une base de données avec différents champs qui permettront une recherche rapide des articles selon différents critères.
    146 
    147  * Désignation
    148  * Code article interne
    149  * référence fournisseur
    150  * Nom du fournisseur
    151  * Référence fabricant
    152  * Nom Fabricant
    153  * Notion de famille et de sous-famille en vue de tri.
    154  * Date de péremption
    155  * Conditionnement
    156    * de vente
    157    * d’achat
    158    * Unité de mesure
    159  * Mode de gestion
    160  * Emplacement de stockage (prévoir plusieurs adresses)
    161  * Un blocage des quantités mini à distribuer (pas de stock à zéro sans accord préalable de l’acheteur)
    162  * Un outil qui permette de gérer les délais fournisseurs.
    163  * Alerte lorsque la livraison est en retard.
    164 
    165 === Outils fonctionnels liés à la base de données ===
    166 
    167  * Une visualisation des commandes en cours accessible dans la fiche article.
    168  * Stock
    169    * Une alerte pour les stocks à zéro
    170    * Stock d’alerte = Quantité qui détermine le déclenchement de la commande en fonction du délai habituel de livraison
    171    * Gestion mini / maxi
    172  * PRIX :
    173    * Calcul des prix de revente avec application d’un coefficient.
    174    * Un outil qui permette de gérer les frais de transport ou frais annexe afin de les imputer aux prix de vente.
    175    * Gestion des prix fournisseurs : possibilité de gérer des remises, des prix différents selon les quantités.
    176    * Un historique article en terme de prix, de délai d’approvisionnement, de fournisseur.
    177  * Articles hors stock :
    178    * L’outil doit nous permettre de gérer l’achat et la revente de produits non tenus en stock.
    179    * On attribue des codes numériques à ces articles.
    180  * Commandes fournisseurs :
    181    * Possibilité d’édition de commandes proforma
    182  * Commandes clients :
    183    * Possibilité de saisir des commandes clients lorsque le matériel n’est pas disponible.
    184 
    185 == Etats ==
    186 
    187 Etats à la demande pour calcul des consommations afin de préparer les commandes
    188 
    189 Nous souhaitons générer des états mensuels, trimestriels, annuels sur notre activité, des ventes, des achats, des fournisseurs ....
    190 
    191 Taux de rotations de stock par articles
    192 
    193 Inventaire :
    194   * Possibilité d’éditer un inventaire '''tournant''' (''définition'')
    195   * Inventaire annuel en fin d’exercice
    196 
    197 
    198 == Option Code barre ==
    199 
    200 Les articles ainsi que les noms des clients sont identifiés par code barre. Nous souhaiterions chiffrer cette option ainsi que la fourniture de 2 lecteurs (douchettes).
    201 
    202 == Migration des données ==
    203 
    204 Une migration de notre base existante est à prévoir.
    205 
    206 Une conservation de l’historique
    207 
    208 
    209 = Définition de la prestation de service =
    210 
    211  * Définition de la base de données
    212    * comment valider le modèle fourni par le prestataire
    213    *
    214  * Réalisation de l'interface Web
    215    * phases de réalisations
    216    * outils de validation/recette
    217    * contraintes techniques - indépendance aux navigateurs - PC vs Mac
    218    * définition de la fiabilité
    219    *
    220  * Production de maquettes d'expérimentations intermédiaires
    221    * interactions LAL/prestataires - applications de modèles simplifiés
    222    * délais et planning de réalisation - phases
    223    * agenda de livraison
    224    *
    225  * Scénarios de réalisation incrémentales
    226    * agenda de livraisons
    227    *
    228  * Scénarios de recettes
    229    * définition de la qualité produit
    230    *
    231  * Mécanismes de sécurisation des données
    232    * production de sauvegardes (backups)
    233    * outils de reconstruction des bases (restore).
    234 
    235  * Mécanismes de sécurisation des saisies
    236    * périphériques de saisie
    237    * modèle des données
    238    * backups
    239    * interface web: mecanismes d' authentification et de securite (gestion de session, intrusion de code)
    240 
    241  * Définition des rôles d'opérateurs
    242    * CF définitions plus haut
    243    * liste des opérations
    244    * mécanismes de rôles avec droits accès différents
    245    * validation
    246    *
    247  * Production de manuels à plusieurs niveaux
    248    * système
    249    * administrateur de la base de données
    250    * opérateur LAL
    251    * utilisateur administratif
    252    * client
    253    *
    254  * production de statistiques
    255  * scénarios de mise en service
    256    * transfert de la base ancienne
    257    *
    258  * extensions possibles (modèle économique d'avenants)
    259  * modèle d'appropriation de l'outil informatique par nos équipes SI
    260    * sessions de formation
    261    *
    262  * contrat
    263    * définition des délivrables
    264      * sources ?
    265      * schéma de la base
    266      * interfaces (périphériques)
    267      * documentations
    268    * garanties
    269    * intervention en cas de panne
    270      * délais d'intervention
    271    * propriété intellectuelle
    272    *
    273