Cahier des charges

Espace de travail pour préparer le cahier des charges de l'AO de la fourniture du logiciel de gestion des stocks du magasin

Dans ce document, vous trouverez, dans la première partie, une description du fonctionnement actuel du magasin ainsi que les tâches des différents acteurs, puis dans une deuxième étape, nous listons les caractéristiques souhaitées pour notre futur outil de gestion de stock.

Le fonctionnement de notre magasin

Le Laboratoire de l’Accélérateur Linéaire est doté d’un magasin technique. Les domaines d’activité sont : l’électronique, l’informatique, la mécanique (composants, matières premières) et la papeterie. Ce magasin génère un chiffre d’affaire d’environ 400 K€HT.

Il gère environ 7 000 articles et émet environ 30 bons de distributions par jour.

Nombre d’utilisateurs = 10 à 12 personnes

Définir ce qui est un utilisateur et un client

Nous fonctionnons de la façon suivante : 2 types de clients :

• Les clients internes LAL
• Les clients externes (Laboratoire de l’Université Paris XI, autres laboratoires du CNRS, autres entités (SOLEIL)).

Distribution

Les clients viennent au comptoir chercher du matériel. Ils sont identifiés grâce à un badge nominatif.

A chaque vente, est émis un bon de distribution (en deux exemplaires : un pour l’utilisateur, un signé, pour le laboratoire).

Lorsque le matériel n’est pas en stock, la demande est prise en compte de façon orale ou sur papier libre. Aujourd’hui, pas de possibilité de saisir une commande client.

Facturation

Les laboratoires clients engagent en début d’année une somme estimative des dépenses prévues.

A ce jour, des états récapitulatifs sont transmis mensuellement (internes) ou trimestriellement (externes) à notre service financier. Ces états sont ensuite ressaisis dans filemaker pour être transmis sous forme de factures à l’agent comptable de la Délégation Régionale afin d’être crédité. Nous souhaitons supprimer toutes ces manipulations.

Les tableaux de suivi sont gérés manuellement.

Achats

Des états sont édités à la demande afin de vérifier l’état des stocks (mini, maxi). Ces états font apparaître les consommations des 6 derniers mois par exemple, selon les dates choisies par l’opérateur. Suite à cette analyse des commandes sont générées.

Des appels d’offre sont lancés chaque début d’année avec des quantités se basant sur les consommations de l’année précédente. Puis les fournisseurs sont sélectionnés et les commandes sont lancées au fur et à mesure des besoins.

Pas d’engagement auprès des fournisseurs.

Inventaire

Nous procédons à un inventaire par an en fin d’exercice.

Les opérateurs

Les acheteurs (5 personnes)

• Ils déterminent les articles à mettre en stock
• Ils négocient les prix
• Ils gèrent les stocks et passent les commandes
• Ils suivent les délais de livraison
• Ils gèrent les litiges auprès des fournisseurs
• Ils travaillent en collaboration avec les magasiniers

Les magasiniers (2 personnes)

• Ils distribuent le matériel
• Ils remontent les informations sur les demandes des clients auprès des acheteurs
• Ils rangent le matériel en stock
• Ils réajustent le stock si cela est nécessaire
• Ils déterminent la localisation des articles dans le stock

Le réceptionniste (1 personne)

• Il contrôle les quantités et les références reçues
• Il procède à la mise en stock avec comptage du matériel restant et réajustement si nécessaire
• Il émet les bons de réception de marchandises
• Il émet les bons de distribution des produits hors stock

Le contrôle des factures (1 personne)

• Il vérifie que les factures sont conformes aux commandes passées

La gestion financière (1 personne)

• Après récupération des états de ventes, importation dans Filemaker et traitement des factures externes puis envoi auprès de l’agent comptable pour remboursement.
• Suite remboursement global, réaffectation des sommes sur le magasin.
• Gestion des tableaux de suivi

Caractéristiques souhaitées pour notre futur outil

Aujourd’hui, il existe 3 magasins différents : Electronique, Informatique, Mécanique, Papeterie

Nous souhaitons pour l’avenir une seule et unique base.

Interface avec le logiciel XLAB

Une interface avec le logiciel du CNRS XLAB afin de transférer les commandes du logiciel de gestion de stock vers XLAB et prévoir l’évolution d'interface vers le successeur d' XLab (SAP en 2012).

Un souhait : Que le futur logiciel puisse importer les données décrivant les fournisseurs depuis les bases XLab (Nom, N° XLAB, coordonnées).

Interface WEB

Une interface Web qui permettra aux utilisateurs du magasin de consulter les produits, leurs fiches techniques ?? et leur disponibilité mais également la possibilité d’une saisie de commande qui sera transférer au magasin.

Identification des clients

Les clients sont identifiés par un badge nominatif et sont rattachés à un service à une expérience ou à un laboratoire. Une même personne peut apparaître sur un service et sur plusieurs expériences.

Facturation

Besoin de configurer les « factures » selon les différentes catégories de clients externes.

• Pour les clients externes : une facture trimestrielle + un tableau de suivi de remboursement de crédit.
• Pour les clients internes : un état de toutes les dépenses par service et par personne.

Gestion des encours clients / aux engagements début d’année.

Concernant le traitement des factures, nous souhaiterions un outil qui permet d’émettre les factures et de gérer les retours de crédit de façon simple.

Base de données

Une base de données avec différents champs qui permettront une recherche rapide des articles selon différents critères.

• Désignation
• Code article interne
• référence fournisseur
• Nom du fournisseur
• Référence fabricant
• Nom Fabricant
• Notion de famille et de sous-famille en vue de tri.
• Date de péremption
• Conditionnement
  • de vente
  • d’achat
  • Unité de mesure
• Mode de gestion
• Emplacement de stockage (prévoir plusieurs adresses)
• Un blocage des quantités mini à distribuer (pas de stock à zéro sans accord préalable de l’acheteur)
• Un outil qui permette de gérer les délais fournisseurs.
• Alerte lorsque la livraison est en retard.

Outils fonctionnels liés à la base de données

• Une visualisation des commandes en cours accessible dans la fiche article.
• Stock
  • Une alerte pour les stocks à zéro
  • Stock d’alerte = Quantité qui détermine le déclenchement de la commande en fonction du délai habituel de livraison
  • Gestion mini / maxi
• PRIX :
  • Calcul des prix de revente avec application d’un coefficient.
  • Un outil qui permette de gérer les frais de transport ou frais annexe afin de les imputer aux prix de vente.
  • Gestion des prix fournisseurs : possibilité de gérer des remises, des prix différents selon les quantités.
  • Un historique article en terme de prix, de délai d’approvisionnement, de fournisseur.
• Articles hors stock :
  • L’outil doit nous permettre de gérer l’achat et la revente de produits non tenus en stock.
  • On attribue des codes numériques à ces articles.
• Commandes fournisseurs :
  • Possibilité d’édition de commandes proforma
• Commandes clients :
  • Possibilité de saisir des commandes clients lorsque le matériel n’est pas disponible.

Etats

Etats à la demande pour calcul des consommations afin de préparer les commandes

Nous souhaitons générer des états mensuels, trimestriels, annuels sur notre activité, des ventes, des achats, des fournisseurs ....

Taux de rotations de stock par articles

Inventaire :

• Possibilité d’éditer un inventaire tournant (définition)
• Inventaire annuel en fin d’exercice

Option Code barre

Les articles ainsi que les noms des clients sont identifiés par code barre. Nous souhaiterions chiffrer cette option ainsi que la fourniture de 2 lecteurs (douchettes).

Migration des données

Une migration de notre base existante est à prévoir.

Une conservation de l’historique

Définition de la prestation de service

• Définition de la base de données
  • comment valider le modèle fourni par le prestataire
• Réalisation de l'interface Web
  • phases de réalisations
  • outils de validation/recette
  • contraintes techniques - indépendance aux navigateurs - PC vs Mac
  • définition de la fiabilité *
• Production de maquettes d'expérimentations intermédiaires
  • interactions LAL/prestataires - applications de modèles simplifiés
  • délais et planning de réalisation - phases
  • agenda de livraison *
• Scénarios de réalisation incrémentales
  • agenda de livraisons *
• Scénarios de recettes
  • définition de la qualité produit *
• Mécanismes de sécurisation des données
  • (input de Serge)
  • backups *
• Mécanismes de sécurisation des saisies
  • périphériques de saisie
  • modèle des données
  • backups *
• Définition des rôles d'opérateurs
  • CF définitions plus haut
  • liste des opérations
  • mécanismes de rôles avec droits accès différents
  • validation *
• Production de manuels à plusieurs niveaux
  • système
  • administrateur de la base de données
  • opérateur LAL
  • utilisateur administratif
  • client *
• production de statistiques
• scénarios de mise en service
  • transfert de la base ancienne *
• extensions possibles (modèle économique d'avenants)
• modèle d'appropriation de l'outil informatique par nos équipes SI
  • sessions de formation *
• contrat
  • définition des délivrables
    • sources ?
    • schéma de la base
    • interfaces (périphériques)
    • documentations
  • garanties
  • intervention en cas de panne
    • délais d'intervention
  • propriété intellectuelle